ایمیل و تلفن های هوشمند می توانند به شدت در معرض خطر باشند. دانشگاهی ها این ارتباط کار ثابت را فراخوانده اند "تکنوستر". در نتیجه، بسیاری از کشورهای اروپایی در حال حاضر به کارکنان ارائه می دهند "حق قطع".
راه استفاده از ایمیل پیچیده است، نمی توان آن را فقط به عنوان "خوب" یا "بد" نامگذاری کرد و تحقیقات نشان می دهد که شخصیتنوع کار افراد را انجام می دهد و اهدافشان می توانند بر روی نحوه واکنش به ایمیل تأثیر بگذارند.
تمرین خوب با استفاده از ایمیل صرفا در مورد محدود کردن میزان ارسال ایمیل نیست بلکه بهبود کیفیت ارتباط است.
در اینجا 10 نکته برای کاهش استرس ایمیل در محل کار وجود دارد:
1 خط موضوع را درست کنید
از خطوط موضوعی روشن و قابل اجرا استفاده کنید.
خط موضوع باید دقیقا همان چیزی باشد که ایمیل در مورد شش تا ده کلمه است، به اجازه گیرنده برای تنظیم ایمیل اولویت بندی بدون حتی باز کردن آن. در دستگاه های تلفن همراه، بسیاری از افراد تنها اولین کاراکترهای 30 یک خط موضوع را مشاهده می کنند. بنابراین آن را کوتاه نگه دارید. اما آن را به اندازه کافی توصیفی کنید تا ایده ای را از آنچه که در مورد ایمیل در مورد خط موضوع است می گیرد.
2 از خودتان بپرسید: ایمیل رسانه راست است؟
آیا شما در همان دفتر هستید؟ آیا می توانید با شخص صحبت کنید؟ آیا می توانید تماس بگیرید؟ اغلب این اشکال دیگر ارتباطات می توانند از ایمیل ناپایدار جلوگیری کنند.
سیستم های پیام رسانی فوری و ویدیویی مانند شل و اسکایپ می تواند مناسب تر برای پیام سریع و سریع پیام های داخلی باشد. همچنین، به یاد داشته باشید که بیشتر توصیه های زیر در مورد انواع ارتباطات الکترونیکی اعمال می شود.
3 ساعتهای اداری را ایمیل نکنید
تحقیقات نشان میدهد این ایمیل های خارج از ساعت باعث می شود مردم از استرس کاری خود بهبود یابند.
سعی کنید بر فرهنگ شرکت خود تأثیر بگذارید و از فرستادن یا پاسخ دادن به ایمیلهای خارج از ساعات کاری معمول خود جلوگیری کنید.
مدیریت باید به عنوان مثال منجر شود و از تماس با کارکنان خود خارج از ساعات کاری عادی خود جلوگیری کند. برخی از محل های کار حتی از ساعتها دسترسی ایمیل به کارکنان را غیرفعال کنید. در نظر بگیرید که این سیستم را اجرا کنید در حالی که یک سیستم پشتیبان تلفن را فقط برای تماس اضطراری نگه دارید.
تحقیقات جدید همچنین نشان داده است که فقط انتظار تماس 24 ساعت می تواند منفی بر سلامت کارکنان تاثیر بگذارد.
4 از گزینه تحویل تاخیر استفاده کنید
برخی از مردم مانند ادغام کار و زندگی خانوادگی خود و اغلب در طول زمان شغل خود از خانه کار می کنند. اگر شما یکی از این افراد هستید یا اگر در مناطق زمانی کار می کنید، استفاده از گزینه تحویل تاخیر را در نظر بگیرید، بنابراین ایمیل های شما تا روز کاری بعدی ارسال نمی شوند و در زمان خاموش بودن دیگران دخالت نمی کنند.
5 مثبت نگه داشتن آن
در مورد کیفیت ارتباطات ایمیل فکر کنید. نه فقط کمیت. تغییرات در استفاده از ایمیل نیز باید بر کیفیت آنچه که در حال ارسال است تمرکز کند و واکنش احساسی گیرنده را در نظر بگیرد.
تحقیقات نشان می دهد این درگیری ها به مراتب ساده تر می شود و پیام هایی که هنگام ایمیل از طریق ایمیل به صورت اشتباه تفسیر می شوند اشتباه است. بنابراین، اگر خبر بد باشد، فکر می کنم به قانون #2 رجوع کنید: آیا رسانه های سمت راست ایمیل چیست؟
6 سعی کنید بدون ایمیل روز جمعه
به منظور تغییر فرهنگ شرکت و به مردم در مورد روش های دیگر ارتباطات از طریق ایمیل فکر کنید، سعی کنید "بدون ایمیل روز جمعه" در جمعه اول هر ماه، و یا حتی هر هفته. این یک ابتکار است که توسط کارشناسان از آن پیشنهاد شده است انجمن ملی بهداشت و سلامت در محل کار، و توسط شرکت ها استفاده می شود در سراسر جهان. کارکنان تشویق می شوند جلسات چهره به چهره را برگزار کنند و یا تلفن را انتخاب کنند - یا فقط در بالای ایمیل های بسیاری که در آن روز صندوق پستی خود دارند داشته باشید.
7 تنظیمات خود را شناخته باشید
تحقیقات نشان داده است که نه تنها بیش از حد، بلکه همچنین ایمیل های بسیار کوچک می تواند باعث ایجاد استرس شود زیرا ناسازگاری میان ترجیحات ارتباطی افراد مختلف وجود دارد. بعضی از مردم ممکن است دوست داشته باشند که با ایمیل های ترافیکی با سایر ابزارهای ارتباطی به راحتی ایمیل های خود را بهتر و بهتر جلوه دهند. برای این افراد، کاهش میزان ایمیلهایی که دریافت می کنند، باعث ایجاد استرس بیشتر نسبت به آن می شود.
بنابراین تفاوت های فردی افراد را در نظر بگیرید و به شما اطلاع داده شود. تنظیمات مخاطب مورد نظر خود را به امضای ایمیل خود اضافه کنید، اینکه آیا ایمیل، متن یا پیام فوری یا تماس تلفنی است یا خیر.
8 یک جشن گزاف گویی را در نظر بگیرید
به نظر میرسد داشتن یک ایمیل از ایمیلهایی که در طول هفته ایجاد میشود، یکی از آنهاست منابع رایج ترین تکنسورت برای کارگران. در مورد تنظیم یک سیستم که در آن ایمیل ها به هنگام فرستادن فرد در تعطیلات باز می گردند، با یک ایمیل تماس های متداول برای درخواست های فوری، فکر کنید. این به شما اجازه می دهد که به صندوق ورودی قابل کنترل بروید.
9 یک تلفن کار جداگانه داشته باشید
این تنها دستگاه تلفن همراه شما می توانید به ایمیل های کار دسترسی داشته باشید، که به شما این امکان را می دهد که پس از ساعت کاری آن را خاموش کنید. همچنین ایمیل را خاموش کنید "فشار دادن" (این جایی است که ایمیل سرور شما هر ایمیل جدیدی را به تلفن شما می فرستد وقتی که آن را به سرور می رسد) و به جای آن یک برنامه منظم (مانند یک بار در ساعت) برای ایمیل های ارسال شده به تلفن خود (این نیز عمر باتری را افزایش می دهد).
10 اجتناب از زمان نمایش شب اواخر
تحقیقات نشان می دهد که استفاده از تلفن های هوشمند در اواخر شب، توانایی ما برای خوابیدن را کاهش می دهد و همچنین منجر به افکار و استرس در مورد کار می شود. این به نوبه خود کیفیت خواب شما را کاهش می دهد. تخت یک منطقه تلفن رایگان برای بهبود خود را بهداشت خواب.
درباره نویسنده
ریکاردو تووماسی، مدرس روانشناسی سازمانی، دانشگاه منچستر؛ کری کوپر، استاد روانشناسی و بهداشت حرفه ای 50 سالگرد، دانشگاه منچستر، و لینا اسگل، پژوهشگر PhD، دانشگاه منچستر
این مقاله از مجله منتشر شده است گفتگو تحت مجوز Creative Commons دفعات بازدید: مقاله.
کتاب های مرتبط:
at InnerSelf Market و آمازون
