تصویر گرهارد 

من به ایمیل اعتقادی ندارم. من یک دختر قدیمی هستم.
ترجیح می دهم تماس بگیرم و قطع کنم.» 
- سارا جسیکا پارکر

1. ایمیل اغلب وسیله ای برای ارتباط غیررسمی است.

به این ترتیب، می‌توانید با پاسخ‌های کوتاه و کارآمد مانند «متشکرم» و «درک شده» و «موافقم» میزان زمان صرف شده برای ایمیل را به‌طور چشمگیری کاهش دهید. تا حد امکان از تشریفات صرف نظر کنید و کارایی را افزایش دهید.

2. کپی کربن کور (bcc) اغلب ابزار ترسوهای منفعل-تهاجمی است.

قبل از قرار دادن آدرس ایمیل در این قسمت، همیشه از خود بپرسید که چرا از آن استفاده می کنید. اگر می‌خواهید به کسی آسیب برسانید یا شرمنده شوید یا چیزی را پنهان کنید، آن را ول کنید.

3. هرگز ایمیلی برای ابراز خشم یا ناامیدی خود از کسی ارسال نکنید.

این احساسات بهتر از طریق تلفن یا حضوری منتقل می‌شوند، جایی که پرخاشگری غیرضروری و سرسختی بیش از حد نمی‌تواند توسط ماهیت منفعل-تهاجمی ایمیل محافظت شود. به عبارت دیگر، ترسو نباش. اگر ناراحت هستید، گوشی را بردارید.

4. هیچ بهانه ای برای نقض قانون شماره 3 وجود ندارد.

"من آن ایمیل عصبانی را فرستادم زیرا به صورت کتبی بهتر بیان می کنم و خیلی عصبانی بودم که نمی توانستم صحبت کنم" هرگز بهانه ای برای نقض قانون شماره 3 نیست.

5. اگر ایمیلی با عصبانیت دریافت کردید، تلفن را بردارید و بلافاصله پاسخ دهید. هر چه سریعتر، بهتر است.

بهترین راه برای برخورد با یک فرد منفعل - پرخاشگر، رفتار مستقیم پرخاشگرانه است. فرستندگان ایمیل عصبانی افرادی هستند که به خوبی از پس تعارض بر نمی آیند و بنابراین پشت فناوری پنهان می شوند. عقب کشیدن پرده فناوری برای آنها ناراحت کننده خواهد بود و اغلب آنها را از موقعیت خود خارج می کند.

6. In-box zero باید هدف شما باشد، اگر فقط برای اهداف بهره‌وری و کارایی باشد.

گذاشتن ایمیل در صندوق ورودی خود شما را مجبور می کند که هر بار که به برنامه ایمیل خود دسترسی پیدا می کنید به آن نگاه کنید، که زمان و انرژی می گیرد. شبیه این است که هر روز همان انبوه نامه های رو به رشد را برای یافتن یک نامه یا صورت حساب خاص غربال کنید. In-box zero زمان مورد نیاز برای اقدام در مورد ایمیل های دریافتی را با اضافه نکردن آنها به یک انبوه عظیم از قبل حذف می کند.

7. از یک برنامه ایمیل استفاده کنید که به شما امکان می دهد زمانی را برنامه ریزی کنید که می خواهید یک ایمیل به صندوق ورودی شما برسد.

ایمیل را به چیزی تبدیل کنید که وقتی می خواهید آن را دریافت کنید، دریافت می کنید. من اغلب ایمیل‌های دریافتی را برای زمان مشخصی در طول روز برنامه‌ریزی می‌کنم، زمانی که قصد خواندن و پاسخ دادن را دارم، بنابراین صندوق پستی خود را خالی نگه می‌دارم و از مزایای قانون شماره 6 لذت می‌برم.

اگر ایمیلی در رابطه با مالیات دریافت کنم، آن را دوباره برنامه ریزی می کنم تا در 1 آوریل به صندوق پستی من وارد شود. اگر تیم کلاس پنجم من ایمیلی مبنی بر درخواست اقدام از طرف ما دریافت کند، آن را مجدداً برنامه ریزی می کنم تا در XNUMX به صندوق ورودی من ارسال شود. ساعتها به این امید که یکی از همکارانم قبل از نیاز به درخواست رسیدگی کند.

8. به ایمیل هایی که نیاز به اقدام دارند در اسرع وقت و همیشه در عرض بیست و چهار ساعت پاسخ دهید.

پاسخ ندادن به یک ایمیل - حتی اگر پاسخ شما "فردا با شما تماس خواهم گرفت" باشد - تصویر فردی را نشان می دهد که غرق شده، بی نظم و ناکارآمد است.

9. a را انتخاب کنید خط موضوع که هدف ایمیل را به وضوح مشخص می کند.

خطوط موضوعی را برای ایمیل‌های خود انتخاب کنید که به خوانندگان شما این امکان را می‌دهد تا هدف کلی ایمیل را بدون باز کردن آن شناسایی کنند و به شما در جستجوی آن ایمیل در آینده کمک کند.

حق چاپ 2022، متیو دیکس. تمامی حقوق محفوظ است.
تجدید چاپ با اجازه از ناشر، کتابخانه جهانی جدید.

منبع مقاله:

کتاب: روزی امروز است

روزی امروز است: 22 روش ساده و کاربردی برای پیشبرد زندگی خلاقانه شما
توسط متیو دیکس

آیا در رویاپردازی در مورد آنچه قرار است «روزی» به انجام برسانید خوب هستید اما در یافتن زمان و شروع کار خوب نیستید؟ در واقع چگونه آن تصمیم را می گیرید و انجام می دهید؟ پاسخ این کتاب این است که راه های اثبات شده، عملی و ساده ای را برای تبدیل دقیقه های تصادفی در طول روز به جیب بهره وری و رویاها به دستاوردها ارائه می دهد.

متیو دیکس علاوه بر ارائه استراتژی‌های برنده خود برای رسیدن از رویا به انجام، بینش‌هایی را از طیف وسیعی از افراد خلاق - نویسندگان، ویراستاران، مجریان، هنرمندان و حتی شعبده‌بازان - در مورد چگونگی تقویت انگیزه ارائه می‌دهد. هر مرحله عملی با حکایات شخصی و حرفه ای سرگرم کننده و الهام بخش و یک برنامه عمل روشن همراه است. روزی امروز است همه ابزارها را برای شروع و پایان _______________ در اختیار شما قرار می دهد [جای خالی را پر کنید].

برای اطلاعات بیشتر و / یا سفارش این کتاب ، اینجا کلیک کنید. همچنین به عنوان یک کتاب صوتی و به عنوان یک نسخه کیندل در دسترس است.

درباره نویسنده

متیو دیکس، رمان نویس پرفروش، داستان نویس شناخته شده در سطح ملی، و معلم مدرسه ابتدایی برنده جایزه، داستان سرایی و ارتباطات را در دانشگاه ها، محیط های کاری شرکت ها و سازمان های اجتماعی تدریس می کند. او برنده چندین مسابقه داستانی Moth GrandSLAM شده است و به همراه همسرش این سازمان را ایجاد کرده است صحبت کردن برای کمک به دیگران برای به اشتراک گذاشتن داستان های خود 

او را در اینترنت ببینید MatthewDicks.com.

کتاب های بیشتر توسط این نویسنده.