shutterstock.com 

اکثر ما معتاد به ایمیل هستند. مقداری برآوردها می گویند ما تقریبا پنج ساعت و نیم در هر روز هفته را صرف بررسی آن می کنیم.

با وجود انفجار رسانه های اجتماعی در سال های اخیر، ایمیل در حال کاهش نیست. نظرسنجی برآورد می شود تعداد ایمیل های ارسالی هر روز به 246 میلیارد در 2019 (از 205 میلیارد در 2015) افزایش یافته است. و شواهد وجود دارد آن ایمیل به اندازه کسانی که در آنجا بود، زمانی که اولین بار اختراع شد، حفظ جوان بود.

شما ممکن است فکر کنید همه ما کار طولانی تر و سخت تر. در آن حقیقت وجود دارد. اما افزایش استفاده از ایمیل نیز می تواند توسط تلاش های ما برای مقابله با اضافه بار در صندوق، همراه با عمومی تر توضیح داده شود افزایش اعتیاد دیجیتالی. ایمیل دیگر حفظ کامپیوترهای دسکتاپ و لپ تاپ ما نیست و اکثر ما در حال حاضر به اسمارت فون ها و تبلت های ما دسترسی پیدا می کنیم، اغلب به راحتی از تخت های خودمان.

ما تمایل به سرعت به ایمیل ها پاسخ می دهیم، که نشان می دهد ما دائما آنها را بررسی می کنیم و تلاش می کنیم سطل را خالی کنیم، حتی آنطور که دوباره پر می شود. برای نهایت کسب اطمینان در مورد صندوق های پستی ما باید با علل ریشه، و نه فقط علائمی که اغلب به وجود می آیند، برطرف شود.

در اینجا ده راه برای به دست آوردن کنترل در مورد صندوق ورودی آشوب شما وجود دارد.

1 متوقف کردن استفاده از ایمیل به عنوان یک سرویس چت جایگزین

ایمیل واقعا برای مکالمه فوری طراحی نشده است. وقت آن فرا رسیده است که از طریق گفتگوهای طولانی و طولانی که در صندوق های خالی قرار می گیرند بیفتد. از روش های جایگزین، مناسب تر استفاده کنید. و، در حالت ایده آل، همه چیز را به صورت چهره به چهره یا گوشی حل می کند.

2 مراقب باشید از پیام تکراری

این به عنوان مشکل از آن شناخته شده است "تکرار پیام". یک پیام متنی به دست می آید: "من فقط می خواهم ایمیل شما را چک کنم" تلفن زنگ می زند: "من فقط یک ایمیل فرستادم".

بسیاری از مردم هنوز به تصمیمات مورد توافق عمدی اعتماد ندارند. بسیاری از تصمیم گیری ها از طریق پیام رسانی و ایمیل به طور کامل اعتقاد ندارند و ما یک سلسله مراتب از تکرار پیام ها را به پایان می رسانیم. متن برای تایید پیام های رسانه ای اجتماعی، ایمیل برای تایید متون، تماس های تلفنی برای تأیید ایمیل و جلسات رو به رو برای تأیید تماس تلفنی.

این همپوشانی بسیار وقت گیر است و به طور بالقوه گیج کننده است. ایمیل مکان خوبی برای تصمیم گیری رسمی نیست. اتاق جلسه ای که در آن ما به عنوان انسان واقعی ملاقات می کنیم، هنوز برای افراد بسیاری تاثیر گذار است.

3 عصاره باغ ایمیل شما

صندوق ورودی درهم و برهمی مانند یک باغ با رشد علف های هرز است. در طولانی مدت هزینه می شود تا به طور منظم از بین بردن پیام های متلاطم صرف کند.

یک نکته ساده و موثر این است که از تابع جستجو استفاده کنید و برای عبارت «لغو اشتراک» جستجو کنید. این تعداد روزنامه های پربحثاتی را که حتی یادداشت های آنها را هم ندیده اید پر می کند.

حتی پس ازGDPR، شما ممکن است صریح صدها ایمیل ناخواسته را پیدا کنید. بروید از طریق هر یک و لغو اشتراک این یک مورد کوتاه مدت درد برای سود بلند مدت خواهد بود.

4 با استفاده از پوشه هرزنامه عاقلانه

شناسایی خودکار ایمیل های اسپم در سال های اخیر بهبود یافته است. اما آنها هنوز به صندوق پستی ما خزنده هستند. این روش آسان دیگر از عصبانیت ایمیل است. وقت آن است که پوشه اسپم خود را آموزش دهیم تا با قرار دادن این نامه های مشکوک در آن، حتی بهتر شود. همچنین در پوشه هرزنامه خود به حذف هر گونه ایمیل مشروع که بدون نیاز آنها قرار داده شده، نگاه کنید.

5 از دوستان و همکاران بخواهید که ایمیل شما را متوقف کنند

خجالت نکش شاید بتوان گفت یکی دیگر از دلایل انتقال بیش از حد ایمیل، ایمیل های ناخواسته از آن دسته از افرادی است که نزدیک به شما هستند. آماده باشید که ماموریت دیگران را بپرسید تا ایمیل های شما را ارسال نکنند که در جلسه، تلفن یا پیام متنی بهتر می شود.

6 درخواست های خود را ساده نگه دارید

ایمیل های بیش از حد پیچیده را ارسال نکنید اگر پنج چیز را بخواهید، تعداد زیادی از مردم به درستی به آخرین چیزی که در فهرست شما هستند پاسخ می دهند. این به سادگی تولید ایمیل های بیشتر به دنبال چهار مورد دیگر.

7 اطمینان حاصل کنید که پاسخ شما جامع است

پاسخ به همه چیز در یک ایمیل که دریافت می کنید. انجام چنین کارهایی فقط ایمیل های بیشتری را ایجاد می کند که به دنبال آن هستند که شما به آن پاسخ ندهید.

8 فقط ایمیل خود را در زمان تعیین شده بررسی کنید

وجود دارد افزایش شواهد اگر ما فقط چند بار در روز بررسی و پاسخگویی به ایمیلها داریم (و کمتر تأکید میکنیم) این یک افسانه است که باید لحظه لحظه لحظه لحظه لحظه لحظه را لمس کنیم. و اگر شما باید این کار را انجام دهید، ایمیل بهترین روش نیست. از فرم پیام های فوری استفاده کنید.

9 عنوان موضوع خود را در قسمت ایمیل تغییر دهید

شما ممکن است فکر کنید که دو بار نوشتن چیزی کم هزینه است. نه با ایمیل. دقیقا همان چیزی را که ایمیل شما به عنوان یک خلاصه کوتاه (حداکثر کلمات 15) در خط موضوع ایمیل خود می نویسد بنویسید و سپس ایمیل خود را با همان جمله پایان دهید. گفتن آن به وضوح و دو برابر افزایش احتمال واکنش کامل و مناسب، و همچنین درخواست درست پاسخ به آن را افزایش می دهد.

10 ایمیل را رها کنید

تعداد نمونه هایی از افراد و سازمان هایی که دارای متوقف شده با استفاده از ایمیل به طور کامل و استفاده می شود سایر روشهای ارتباطی، همچنان رو به افزایش است (هرچند که در نهایت به نظر می رسد که این بازی در نهایت بازی خواهد کرد). با این حال، دادن ایمیل به شما باعث می شود تا شما کمتر تنش زا و سازنده تر باشید. سایر روش های ارتباطی اغلب مایع تر هستند. واقعا امکان دارد یک هفته آن را امتحان کنید.

بعضی از آنها را امتحان کنید یا همه این نکات را امتحان کنید. گاهی اوقات آن چیزهایی که ما بیشتر به آن اهمیت می دهیم، چیزهایی هستند که ما را بزرگترین مشکل را به وجود می آورند.

درباره نویسنده

پل لووی، پژوهشگر ارشد مدیریت نوآوری، دانشگاه برایتون

این مقاله در اصل در تاریخ منتشر شد گفتگو. دفعات بازدید: مقاله.

کتاب های مرتبط

at InnerSelf Market و آمازون