چند سال بعد، به زودی بعد از اینکه هارد دیسک کامپیوترم سقوط کرد، در چاپ چک هایم از طریق سیستم حسابداری من برای چرخه پرداخت کمی عقب بود. برای صرفه جویی در وقت، تصمیم گرفتم در حالی که منتظر هر چک از طریق چاپگر، به ایمیل پاسخ می دادم.

من زمان را نجات دادم، در حالی که ایمیل بعدی من در حال بارگذاری بود (من یک اتصال اینترنت آهسته دارم)، من توجه خود را به گام بعدی فرآیند پرداخت صورتحساب تغییر می دهم. هنگامی که ایمیل به پایان رسید بارگیری، من می خواهم پرداخت صورتحساب را ترک کند و توجه من را به ایمیل جلب کند. جلو و عقب جلو و عقب در آن لحظات، فکر کردم که خیلی وقت صرفه جویی می کنم. پس از همه، من در هنگام بارگیری صفحه، چیزی مثبتی داشتم. با نگاهی به پشت آن، احتمالا در حدود پنج دقیقه ذخیره کردم.

به سرعت به ایمیلی که یک هفته بعد از BK&A دریافت کردم هنگامی که تلفن خود را بین قرارهای مشتری بررسی کردم:

سلام هلن

هنگامی که از جلسه باز می گردم، به تیم مالی خود چک کردم و آنها به من اشاره کردند که چک امضا نشده است.

آیا میخواهی من آن را برای امضای ایمیل بفرستم؟ آیا می خواهید به دفتر خود بروم؟ اجازه دهید من بدانم که چه چیزی برای شما کار می کند و ما همه کارها را انجام می دهیم.

متشکرم!
رایان

در آن لحظه تنها از 10 دقیقه از دفتر خود (و نه مایل به آنها در انتظار بودجه دیگر)، من در آنجا فرار کردم. ده دقیقه برای رسیدن به آنجا. چند دقیقه برای چت با رایان. ده دقیقه پیش.

مجموع زمان صرف شده: تقریبا 25 دقیقه.
زمان قبلا ذخیره شده: 5 دقیقه.
مجموع زمان از دست رفته: 20 دقیقه.

خیلی برای صرفه جویی در زمان با چند وظیفه ای.

آیا چندین کار روزمره را ذخیره می کند؟

من دوست دارم که بتوانم به شما بگویم که چند وظیفه ای روز را صرفه جویی خواهد کرد، اما در واقع آن را مخالف خواهد کرد. چندین نمونه وجود دارد که می تواند کمک کند (من نمونه های کوتاهی را ارائه می دهم)، اما اکثریت زمان، چند وظیفه ای به ما آسیب می رساند. فقط تحقیق در مورد آن را بخوانید.

گروهی از محققان دانشگاه گلاسگو، دانشگاه لیدز و دانشگاه هرتفوردشایر دریافتند که کارایی ما در مقایسه با 69 برای زنان و 77 درصد برای مردان در هنگام چند وظیفه یا کارکرد سوئیچ کاهش می یابد! این بیشتر ثابت می کند که چند وظیفه ای که ما گفته شد تلاش برای 1990s است قطعا یکی از ابزار مدیریت زمان است که ما باید درگیر شود.

چند وظیفه مغز را در دو قسمت تقسیم می کند. اگر تنها یک کار وجود دارد، تمام مغز مورد استفاده قرار می گیرد. اگر دو وظیفه وجود داشته باشد، مغز تقسیم به دو قسمت می شود و هر یک از این قسمت ها بر روی یک کار کار می کنند. اگر بیش از دو وظیفه همزمان وجود دارد، مغز نمی تواند کار کند. ما در واقع خودمان علائم ADD مانند زمانی که ما چند کاره!

مطالعه ای در دانشگاه کالیفرنیا ایروین نشان داد که وقتی وظایف به هم متصل می شوند و تعویض وظیفه انجام می شود، کارکنان تا 25 دقیقه طول می کشد تا به وظیفه اصلی بازگردند، اگر آنها به طور کلی باز گردند. شرکت کنندگان در این مطالعه گزارش دادند که این روش کار اشتباه است.

حتی حیرت انگیزتر این واقعیت است که بسیاری از افراد در مطالعاتی که من به آنها اشاره می کنم، "متخصصان چند کاره" هستند. خودشان معتقدند که آنها قادر به انجام وظایف متعددی هستند، می توانند کار خوبی انجام دهند و اغلب از عجله آدرنالین لذت می برند از تلاش برای انجام خیلی زیاد در یک بار. آنها متوجه نشدند که تا چه حد نتایج آنها به تنهایی و نتایج چند وظیفه ای آنها نشان داده شده است.

خط پایین: ما فکر می کنیم که ما در حال سوء استفاده هستیم، اما ما نیستیم.

وقتی چند کار انجام می شود در واقع کار می کند؟

من معتقدم که انسان ها قادر به کار چند وظیفه ای هستند پایین-کارکرد مهارت های مغز. "کم کارکرد" به این معنی است که تفکر لازم نیست زیرا یک نوع عملکرد روت (حرکات اتوماتیک، غیرقابل فکر) وجود دارد.

مثال:

در حالی که گوش دادن به بازی در مورد کابوی ها در دالاس، نقاشی می کند

اسکن کردن کاغذ در هنگام بازاریابی در هنگام تماشای تلویزیون

شلاق زدن بر روی تلفن در حالی که یک گلدان چیلی در اجاق گاز را تکان داد

همچنین به شما اجازه می دهد تا یک کار را در پس زمینه انجام دهید، در حالی که شما روی یک کار در خط مقدم تمرکز می کنید. این به لحاظ فنی چند وظیفه نیست چون مغز شما دو بار در یک کار کار نمی کند. من از این خواسته ارواح می خواهم

مثال:

تمیز کردن خانه در حالی که یک بار از لباس های شسته شده در شستشو یا خشک کن است

ظرفها را از ماشین ظرفشویی خالی کنید، در حالی که جو دوسر خود را در مایکروویو گرم می کند

ضبط فایل ها در حالی که کامپیوتر شما برای همیشه بیدار می شود (خوب، پنج دقیقه) برای بوت شدن

اما همانطور که تحقیق نشان می دهد، وقتی که به آن می پردازیم، ما قادر به انجام کار چند وظیفه ای نیستیم بلند-کارکرد مغزها. ما نمی توانیم دو وظیفه را به طور موثر در همان زمان و یا در حالی که سوئیچ پشت و عقب را کامل می کنیم. ما می توانیم هر دو وظایف را در سطوح متوسط ​​انجام دهیم، اما نه در موارد بسیار خوب، چون ما از تمام مغز ما استفاده نمی کنیم و تنها در یک زمان تنها با یک تمرکز تمرکز می کنیم. و این به ما زمان می دهد و ما را در بلند مدت استرس می دهد.

آیا می توانم فعالیت های مغزی فوق العاده را چند برابر کنید؟

شما نباید به طور همزمان دو چیز را انجام دهید که نیاز به تفکر یا غلبه داشته باشند یا در میان دو کار که نیاز به مغز شما دارد انجام دهید تا به تفکر برسید - بدون توجه به اینکه چقدر باور نادرست است فکر می کنید.

مثال:

رانندگی و ارسال پیامک / ایمیل

شرکت در تماس با کسب و کار مهم در حالی که چک کردن ایمیل

چک کردن ایمیل بین تکمیل اجزای مختلف پرداخت صورتحساب یا ایجاد پیشنهادات یا گزارش

حتی اگر برای سال های 50 رانندگی کرده اید رانندگی یک عملکرد ربات نیست. این نیاز به تصمیم گیری در مورد دوم را دارد، مخصوصا اگر یک idiot رانندگی در کنار شما وجود داشته باشد. پیام ارسالی - بله، حتی LOL IMHO - نیاز به مغز شما دارد تا آنچه را که با شما ارتباط برقرار کرده است بخواند، به یک پاسخ فکر کنید، و به انگشتان خود رله کنید تا چه چیزی را تایپ کنید. شما هم نمیتوانید در همان زمان به خوبی کار کنید. فقط از کسی که در یک تصادف اتومبیل با یک راننده که از گوشی هوشمند خود استفاده کرده است، بپرسید.

چک کردن ایمیل - مهم نیست که چقدر پیام مهم باشد - یک کار با عملکرد بالا مغز است، زیرا شما نیاز به خواندن، پردازش اطلاعات و پاسخ دادن دارید. یک تماس مهم اقتصادی نیاز به تفکر و پاسخ دارد. فرایند پرداخت قبض، یک کار با عملکرد مغز فوقالعاده است، زیرا شما باید مبلغ درست صحیح را پرداخت کنید، ثبت نام کنید، و اطمینان حاصل کنید که پرداخت به محل صحیح تحویل داده شود.

در داستان قبلی من، من تلاش کردم که بین این کارهای مغز -ظرفیت سوئیچ را تغییر دهم، به همین دلیل من یک اشتباه را مرتکب شدم ... که زمان کمتری به من دست می دهد.

چگونه برای به دست آوردن 45 دقیقه برای هر ساعت شما چند کاره نیست!

در مورد این موضوع فکر کنید: اگر چند ساعت کار کنید و یا یک کار را به مدت یک ساعت انجام دهید، عملکرد شما با 69 به 77 درصد کاهش می یابد، این بدان معنی است که شما در مورد 45 دقیقه زمان خود را هدر ندهید. این زمانی است که از بین می رود! ما خودمان این کار را انجام می دهیم!

اگر می خواهید عملکرد شغلی خود را با بیش از دو سوم کاهش دهید و زمان را در فرایند از دست بدهید، بهترین راه برای انجام این کار این است که به خودتان اجازه دهید تا کار چندگانه و کار را تغییر دهد. اما شما این را نمی خواهی، آیا؟ شما در اینجا برای صرفه جویی در وقت و کاهش سطوح استرس خود هستید. وظیفه روحانی شما می تواند ادامه یابد، اما تعویض چند وظیفه و کار باید پایان یابد. اکنون. و شما کنترل کامل این را دارید زیرا تصمیم شماست.

در اینجا استراتژی های پشت این تاکتیک ها است.

آگاهی خود را بسازید.

هنگامی که شما خود را در حال حرکت به حالت چند وظیفه و یا سوئیچینگ کار، خودتان را متوقف کنید. بگو با صدای بلند اگر نیاز دارید. "متوقف کردن!" یک وظیفه را برای متمرکز شدن در دقیقه 15 بعدی انتخاب کنید.

یک برنامه برای روز خود داشته باشید.

دانستن دقیقا همان چیزی که شما برای انجام آن روز نیاز دارید، به شما کمک می کند تا تمرکز خود را حفظ کنید و مانع از چند وظیفه ای شوید.

فاصله توجه خود را تعیین کنید.

آیا شما ADD، ADHD، یا سنجاب! (برچسب ترسناک - احتمالا از فیلم 2009 گرفته شده است Up - استفاده شده توسط بسیاری برای نشان دادن آسیب به کسانی که به راحتی پریشان است)، همه ما در حال حاضر کوتاه ترین فاصله توجه - به خصوص اگر ما در حال کار بر روی چیزی است که سرگرم کننده نیست.

زمان شروع را برای شروع یک کار تکمیل کنید. داشتن تعداد تخمین زده شده به شما کمک می کند جریان کاری خود را ایجاد کنید. (توجه من تنها 9 دقیقه در وظایف خسته کننده است.)

بهترین زمان خود را برای مغز کشف کنید.

مغز ما در برخی از قسمت های روز عمل می کند و سطوح پایین تر در زمان های دیگر نیز عمل می کند. این در طول این زمان های کم است که مغز ما تمایل به رفتن به حالت چند کاره است، زیرا آنها بیش از حد خسته هستند برای متمرکز بودن. اجتناب از کار بر روی مهم ترین وظایف خود را در زمان مغز کم مغز خود را در روز.

یک منطقه کار تولیدی پیدا کنید.

گاهی اوقات ما به طور تصادفی کار می کنیم چون سوژه هیجان زده شده است. (Squirrel!) هنگامی که یک پروژه مهم برای کار دارید، یک فضای بدون تصویر (آثار هنری قابل توجه، شمعهای کلفت، صفحه کامپیوتر) یا حواس پرتیهای شنوایی (صحبت کردن، موسیقی، نشانگر پیام در گوشی یا رایانه خود) پیدا کنید.

میز خود را از تمام مواد پاک کنید، به جز آنچه که نیاز دارید.

شما ممکن است چندین پروژه داشته باشید، اما شما می توانید تنها در یک زمان کار کنید. مواد را برای همه پروژه های دیگر کنار بگذارید و فقط روی مواد قابل استفاده روی پروژه خود که تنها در طول این دوره کاری تمرکز می کنید روی میز خود قابل مشاهده باشد.

از تایمر استفاده کنید تا تمرکز لیزر را حفظ کنید.

شما می توانید یک عدد تصادفی مانند 8 یا 15 دقیقه انتخاب کنید. با این حال بهتر است، اگر فاصله توجه خود را می دانید، تایمر را به این شماره تنظیم کنید. تایمر یک یادآوری بصری است که شما باید کاری بر روی چیزی انجام دهید. این همچنین شکست شماست. اگر شما سرگردان شده اید، تایمر هنگامی که خاموش می شود، دوباره به آن وارد می شود.

هدف خود را در منطقه کاری خود قرار دهید.

علاوه بر یا به جای یک تایمر، در نظر اهداف وظیفه خود را ارسال کنید، به طوری که هر بار که شما نگاه کنید تا اجازه دهید که مغز شما سرگردان شود، هدف شما ارسالی شما را به آنچه که شما در حال کار بر روی آن هستید، یادآوری می کند.

استراحت.

لاستیک مغز هر کس با نرخ متفاوت است. هنگامی که احساس می کنید قدرت مغزی شما شروع به پایین رفتن (انرژی کمتر، سخت تر شدن تمرکز)، مغز شما تبدیل به حساسیت بیشتری نسبت به تصمیم گیری های نه چندان خوبی در مورد زمان خود خواهد شد. بنابراین مغز خود را یک بار در هر ساعت یا دو بار استراحت. برای پیاده روی کوتاه بروید، تنفس عمیق بکشید، کمی سرگرم کننده باشید. اما تایمر خود را برای زمانی که زمان بازگشت است!

جشن زمان متمرکز

در حالی که تمرکز خود را بر مغز شما تأثیر می گذاشت، بازتاب می شد. جشن بگیرید با لبخند زدن، دستان خود را در هوا پرتاب کنید مثل اینکه فقط اهمیتی نمی دهید و یا حتی انجام رقص کمی شاد. این امر باعث ایجاد اندورفین خواهد شد. بدن بدنبال آندورفین است. هنگامی که مغز تمرکز خود را با جشن و اندورفین هماهنگ می کند، تمرکز بیشتری خواهد داشت. برای متمرکز شدن معتاد شوید!

گام بعدی

یک کار در یک زمان، حتی اگر این تمرکز فقط برای 15 دقیقه باشد. پانزده دقیقه تمرکز لیزر به مراتب بهتر از یک ساعت کار چند وظیفه و سوئیچینگ کار است که طی آن ما حدود 45 دقیقه را از دست می دهیم.

هی شما می توانید برای 15 دقیقه تمرکز لیزر، سپس از دست دادن یا تمرین و یا گرفتن جای دیگر برای 45 دیگر! این همان مقدار زمان است، اما زمانی که تصمیم به تک تک کار را انجام می دهید می توانید خیلی بیشتر انجام دهید.

© 2016 توسط هلن Segura. مورد استفاده با اجازه از
کتابخانه دنیای جدید، نواتو، CA. www.newworldlibrary.com

منبع مقاله

مهاجم ناکارآمدی: تاکتیک مدیریت زمان برای کار دقیق تر، طولانی تر نیست
توسط هلن سگورا

برای اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک کنید و / یا سفارش این کتاب است.

درباره نویسنده

هلن سگورا، MAEd، CPO، با هزاران نفر از دست اندرکاران سخن گفته است، آموزش آنها را برای مدیریت استرس با به دست آوردن کنترل کار آشفته و زندگی شخصی خود. او صدها نفر از مشتریان را برای بهبود بهره وری و عملکرد شخصی خود با استفاده از تکنیک های علوم اعصاب و اصلاح رفتار رفتاری برای از بین بردن عادت های مخرب و هدررفت زمان تمرین کرده است. Helene به عنوان یک کارشناس سازمان در بیش از ظاهر رسانه 100 برجسته شده است. وبسایت خود را در www.HeleneSegura.com